Sabit Konu YBS Entegre Yönetim Sistemi Yazılımı

Merhabalar.
YBS Entegre Yönetim Sistemi Yazılımı ile kuruluşunuzdaki tüm süreçleri dijitalleştirebilirsiniz.
2. Versiyon Olarak yayınladığımız yeni yazılımımızın arayüzünden bazı örnekleri sizlerle paylaşmak istedik.
yeni versiyonumuzla ERP Sistemleri ile Entegre Yönetim Sistemlerini tek çatı altında topladık ve böylece tek bir yazılımla kuruluşunuza ait tüm süreçleri yönetmeniz sağlandı.
15 Yıl sahada ve 4 yıl arge çalışması sonrasında tasarımımız çok daha iyi bir noktaya geldi.
Sizde şimdi demo tasarımımızı incelemek isterseniz
http://destek.ybsis.com.tr adresinden talepte bulunun gerekli bilgiler mail adresinize gelecektir.

Doküman Yönetim Sürecimize ait bazı ekran görüntülerimizi sizlerle paylaştık. Bu süreçte aşağıdaki işlemleri yapabilirsiniz.
1.Dokümanların seçilen kullanıcılarının kontrolüne gönderilmesi

2. Kontrollerde istenen geri bildirimlerin doküman hazırlayana iletilmesi

3. Kontrolden geçen dokümanların yönetimin onayına gönderilmesi

4. Yönetim tarafından onaylanan dokümanların yayınlanması

5. Kullanıcıların dokümana erişiminin sağlanması

6. Dokümanların kategori edilmesi

7. Dokümanların revizyonlarının incelenmesi

8. Eski doküman versiyonlarına tekrar erişim sağlanması

9. Doküman revizyon taleplerinin yönetilmesi

10. Yeni doküman taleplerinin alınması

11. Tüm ISO Standartları ile uyumludur.

12. Arşive Kaldırılan Dokümanlara erişim sağlanabilmesi

13. İptal Edilen Dokümanlara erişim sağlanabilmesi

14. QR kod oluşturarak ilgili dokümana QR Kod okutarak erişim sağlanabilmesi.

10 yıllık saha, 5 yıllık Arge çalışması sonucu oluşturulan YBS Entegre Yönetim Sistemi Yazılımının son versiyonu yayınlandı.

YBS Entegre Yönetim Sistemi Yazılımını “Versiyon 2“nin içerdiği yeniliklerin bir kısmını şu başlıklar altında toparlayabiliriz;

1. Modül temaları yenilendi.
2. Döküman yönetiminde “Kontrol eden” ve “Onaylayan” aşamaları esnek duruma getirildi. Mantıksal hatalar giderildi.
3. Görev Aksiyon sürecinde aksiyonların ilerleme yüzdeleri eklendi.
4. Denetim süreci iş akışına alınarak, denetlenecek birimlerin onayına sunuldu. Birimlerin onaylaması sonrasında denetçi ve baş denetçilere denetim soruları dağıtılıldı. Zamanlanan denetimler için planlama birimine bilgilendirme yapıldı.
5. Birimlere göre düzeltici faaliyet açılması sağlandı. Kapanan düzeltici faaliyetlerin onaylanması için ilgili birime yönlendirilmesi yapıldı.
6. Tedarikçi değerlendirilmesi ilk kayıtta ilk değerlendirme olarak geliştirildi. Satınalma yapıldıkça kalem bazlı tedarikçi performans değerlendirilmesinin sistem tarafından otomatik hesaplanması sağladı.
   Demoyu incelemek için ;
   http://destek.ybsis.com.tr

Her ölçekten her sektörden işletmenin tercih ettiği YBS Entegre Yönetim Sistemi Yazılımının son versiyonu yayında!

Üretimden satın almaya, insan kaynaklarından satış pazarlamaya kadar tüm operasyonlarda görünürlük, etkin kontrol veri güvenilirliği sağlayan yazılımımızın içerdiği yeniliklerin 2. kısmını su şekilde özetleyebiliriz;

-Toplantı yönetimi iş akışına aktarıldı ve performan raporu kullanıcı tarafından sistem üzerinden hazırlanması için gerekli düzenlemeler yapıldı.

-İç ve dış iletişim süreci baştan sona yenilendi. Ziyaretçi kayıtlarında kargo takibine gelen evraktan giden evrağa kadar tüm ihtiyaçlar göz önünde bulundurularak yeniden tasarlandı.

-insan kaynakları süreci yenilendi. Yetkinlik değerlendirme ve performans değerlendirme eklendi. Zamanı geldiğinde düzenleme yapılması için düzenleme yapıldı.

-Amaç ve hedefler süreci , süreç yönetimi ile birleştirildi. KPI değerlerinin ölçülmesi için gerekli altyapı hazırlandı.

– Risk ve Fırsat Yönetimi yeniden tasarlandı. Risklere ait revizyonlar izlenebilir hale getirildi.

-Kontrol işlemleri sistem tarafından ilgili yetkiliye günlük / haftalık / aylık olarak otomatik getirirlecek şekilde düzenlendi.

-Raporlar süreci eklendi. Tüm modüllerdeki grafikler tek yerde toplandı.

Tüm kuruluşlara uyum sağlayacak şekilde tasarlandı.
Yeni eğitim modülümüz ile tüm eğitmenlere eğitim atayabilir ve kayıtlarınızı dijital ortamda koruyabilirsiniz.
YBS-EYS
1) Tüm katılımcıların sicillerine eğitimleri otomatik olarak işleyecektir.
2) Eğitim maliyetlerini tüm katılımcılara eşit olarak bölecek ve böylece bir kişi için toplam eğitim maaliyetini hesaplayacaktır
3) Eğitim etkinliğine ait kayıtlarınızı dijital ortamda tutmanıza olanak verecektir.
4) Oryantasyon Eğitimleride şimdi dijitalde
5)İnsan kaynakları modülü ile entegre çalışarak gerekli eğitim kayıtlarına ulaşmanız sağlanacaktır.
6) Eğitim planı zamanı sistem ilgili eğitmene hatırlatma yaparak hata yapmanızı engeller.
7) kişi başı Adam/Saat hesabınızı anlık olarak yapar.
8) YGG süreci ile entegre çalışarak performan raporunda yıl içerisinde alınan eğitimlerin durumlarını otomatik sizlere hazırlar...
9) Geliştirmeye davam edilmekte olup yenilikler için bizleri takip edin.

İç Denetim Modülü daha etkin hale getirildi.
1.) Tüm iso standartlarına uyacak şekilde soru havuzuna giriş yapılması için yeni tasarım yapıldı.

2.) Yıllık hazırlanan iç denetim planı ile denetim zamanından önce ilgili birime sorular ve denetim hakkında bilgilendirmenin yapıldığı onay süreci eklendi

3.) ilgili birim yöneticisi 3 gün içerisinde denetim tarih ve saatinde değişiklik talep hakkı verildi. eğer herhangi bir talep olmaması durumunda sistem otomatik olarak baş denetçi ve denetçilerin sorularını hazır halde gelen kutusuna düşürüldü.

4.) Baş denetçi ve denetçi tarafından sorular değerlendirildi ve varsa objektif deliller sisteme yüklenecek hale getirildi. Gerekli olması durumunda ek soruların girileceği alan tasarlandı. Uygunsuzluk olması durumunda doğrudan iç denetim içerisinden Düzeltici Faaliyetler modulü ile entegre edilerek Düzeltici faaliyetin başlatılması sağlandı. Denetim sonu için denetim raporu alanı dizayn edildi.

Uygunsuzluk-Düzeltici Faaliyet-Uygun Olmayan Ürün ve Olay İhlal Modulü
ISO Standartları kuruluşta yaşanan uygunsuzluklar,düzeltici faaliyetler,uygun olmayan ürün kayıtları ve olay ihlal kayıtlarının tutulmasını beklemedktedir. böylece kuruluşun kurumsal hafızasının tutulmasını ve bu kayıtlardan ders çıkarılarak kök nedene yönelik çözüm üretilmesini beklemektedir. Bu süreçte gerekli kayıtlarınızı tutabilir ve daha sonra dilediğiniz zaman sorgulayabilirsiniz.
Bu süreç ekip çalışmasını yönetmek için tasarlanmış olup açılan kayıtlar ilgili kullanıcıya atanarak sorunun çözülmesini ve sonrasında yönetim sistemleri sorumlusunun kontrolü ve onayını gerektirmektedir.
Özellikleri
8D/ Düzeltici Faaliyet Yönetimi

1. İlgili birimdeki personel düzeltici faaliyet açılabilir ve yapılan çalışmaların açıklaması istenir. yapılan çalışmalara ait girilen kayıtlar tamamlanmsı durumunda yönetim sistemleri sorumlusunun onayına giderek bilgiler kontrol edilir. kontrolün uygun bulunması durumunda açılan Düzeltici faaliyet sonlandırılır.
2. ilgili personele açılan Düzeltici Faaliyet kayıdına ait bilgilendirme sistem tarafından otomatik olarak mail ile yapılır.
3. İlgili personelin Düzeltici Faaliyeti tamamlaması sonrasında onaya göndermesine ait bilgilendirme sistem tarafından otomatik olarak Yönetim sistemleri Sorumlusuna mail ile bildirilir. Ayrıca mobil uygulama üzerinden bildirimler yapılır.
4. Düzeltici faaliyet içerisinden yapılacak çalışmalara Görev Aksiyon Sürecinde yönetilme üzere Görev ataması yapılabilir. Yapılan Göreve ait çalışmalar ve kayıtlar ilgili Düzeltici Faaliyet içerisinde anlık olarak görülmesi sağlanır.
5. Düzeltici Faaliyete yönelik gerekli tüm doküman, dosya, resim vb kayıtlar sisteme yüklemesi yapılabilir.
6. İlgili Düzeltici Faaliyet içerisinde yapılan tüm adımlar formun en altında Log Kayıdı olark tüm işlemler şeffaf olarak görünmesi sağlanır.
7. Açılan düzeltici faaliyetler ilgili ISO standardı/Standartları ile ilişkilendirmesi durumda ilgili ISO Standartlarına göre kategorilendirmesi ve analiz edilmesi sağlanır.
8. Açılan Düzeltici Faaliyet kaynağı seçilerek tüm kayıtların kategorilendirmesi yapılrı. böylece yapılacak analizlerde hangi kategorilerde hangi tarihler arasında düzeltici faaliyetlerin miktar analizleri yapılarak sürecin iyileştirilmesi sağlanır.
9. Bu modül uluslar arasında kullanılan 8D formu ilede yönetilebilir.
10. Kayıtlara ait çıktılar alınabilir ve alınan çıktılar QR kod ve barkod numarası ile alınır. Böylece kayıtlar QR kod ile veya barkod ile sorgulanabilir.

Uygunsuzluk Yönetimi

1. Uretim veya hizmet sunumu sırasında oluşan uygunsuzlukları kayıt altına alabilirsiniz.
2. Uygunsuz ürün depo stokta tanımlanan bir ürün ise stok numarası ile doğrudan ilşkilendirilebilir.
3. Uygunsuzluk hammadde/yarı Mamul/Nihai ürün kategorilerine göre açılabilir. Yarı Mamul veya Nihai ürün kategorisi; kuruluş içerisinde ürütülmüş ürün olduğu anlamına gelir ve İş Emri ve Sipariş Emri numaralarıyla ilişkilendirme yapılabilir. böylece ilgili iş emri veya sipariş emri açıldığında o iş emri/sipariş emri ile ilgili yaşanan uygunsuluklar doğrudan görünecektir.
4. Açılan uygunsuzluk hammadde kategorisinde seçilmiş ise ilgili tedarikçi ile ilşkilendirilir ve böylece Tedarikçi Yönetim Modulünde tedarikçinin sicilinde görünmesi sağlanır.
5. Açılan uygunsuzluklar için dilediğiniz kadar açıklama yapabilir ve objektif delil olarak tüm dosya formatlarında kayıtlar sisteme yükleyebilirsiniz. Dilerseniz uygunsuzluğa ait çekilen fotografları yükleyebilirsiniz. Cep telefonu uygulaaması ile sisteme giriş yapılması durumunda fotograflarınıza otomatik olarak bağlanır ve ilgili resmi seçmenize imkan verir.
6. Uygunsuzluklar ilgili birim seçilerek birimdeki bir personel atanır. böylece uygunsuzluklar belirli bir kişi tarafından takip edilmesi sağlanır. dilenirse işin başlamasından bitişine kadar geçen süre KPI olarak belirlenebilir ve sistem tarafından hesaplanabilir.
7. Uygunsuzluk açılan personel konuyu takip eder ve dilerse Görev aksiyon sürecine form içerisinden doğrudan bağlanarak iligili kişiye görev ataması yaparak takibini sağlayabilir.
8. İlgili kişiye atanan uygunsuzluk kayıdı mail bildirimi ve mobil bildirim üzerinden uyarılır.
9. uygunsuzluğu takip eden personel gerekli çalışmaları yaptıktan sonra kayıdı onaylanması için Yönetim Sistemleri sorumlusunun onayına gönderir böylece girilen kayıtlar doğru ise yönetim sistemleri sorumlusu tarafından onaylanarak süreç sonlandırılır. Kayıtların eksik olması durumunda süreçi takibi yapan personele göndererek eksiklerin giderilmesi sağlanır.
10. Sistem içerisinde birçok module uygunsuzluk modulüne doğrudan bağlantı sağlanaılabilir. Örn: Giriş Kalite Kontrol, Üretim İş Emri, İç Denetim,Risk ve Fırsatlar modulü gibi bir çok alandan uygunsuzluk modulune kayıt girişi yapılarak otomatik iş akışı başlatılması sağlanır.

Uygun Olmayan Ürün Yönetimi

1. Uygun olmayan ürün formu üretim sırasında kalite kontrol sonucu veya giriş kalite kontrol gibi işlem gören ürünlerin uygunsuz olması sonucunda kayıt altına almak için kullanılır.
2. Uygun olmayan ürün parça numarası, iş emri numarası, sipariş emri numarası, tedarikçi vb kayıtlarla ilşkilendirmesi yapılabilir. böylece ilgili kayıtlar açıldığında doğrudan uygun olmayan ürün formu kayıtları görülebilecektir.
3. uygun olmayan ürün formu doldurulurken kategorilendirme yapılabilir. Örn: GKK,Kalite Kontrol, Müşteri İadesi vb artırılabilir kategoriler içine konulabilir.
4. Uygunsuz ürünü tespit edildiği ölçüm cihazına ait seri numarasıda girilerek ölçüm cihazı izlenebilirliği sağlanabilecektir.
5. Uygun olmayan ürün miktarı girilmeli ve uygunsuzluğa ait hata kodu seçilmesi gerekir. böylece kuruluş analzi çalışmalarında en çok hangi hata kodlarından uygun olmayan ürün yaşandığının analizini yaparak gerekli iyileştirmelerini yapabilir.
6. Uygun olmayan ürün bildirimi yapıldığında yonetim sistemleri. birimi tarafından bildirim değerlendirilir. bildirimin doğru olması sonucu yönetim sistemleri birimi bir kurul başkanı seçerek konunun uzmanlarından kurulu oluşturarak kayıdın atamasını yapar.
7. Kurul başkanı ve kurul üyeleri uygun olmayan ürünü değerlendirir ve ürünler için karar verir. ürünler hurdaya ayrılması, yeniden işlenmesi, tedarikçiye iade edilmesi vb kararlar alınabilir ve burada alınan karalara göre örneğin yeniden işleme (rework) seçilmesi durumunda iş emrine aktarılmak üzere iç sipariş oluşturarak kayıdı tamamlar. gerekirse ilgili kişilere doğrudan görev aksiyon ataması yaparak sürecin ilerlemesini takip edebilir.
8. Kurulun karar vermesi sonucunda süreç ilerletilir ve yönetim sistemleri biriminin onayına gider. böylece kayıtlarda bir hata olup olmadığı kontrol edilerek süreç sonlandırılır. eksik olması durumunda kurul başkanına süreç geri gönderilebilir. işlem tamamlanması sonunda tekrar onaya gelere süreç sonlandırılacaktır.
9. Aktarılan aktivitelere ait bildirimler mail yolu ile ilgili kullanıcılara yapılır. ayrıca cep telefonu veya tablet uygulamalarındanda ilgili kullanıcıya bildirim yapılmaktadır.

Olay İhlal Yönetimi

1. ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetimi Standardında istenen kuruluş içerisinde yaşanan olay ihlal durumlarının kayıt altına alınması istenmektedir. dolayısıyla kuruluşta yaşanan olay ihlal vakalarının kuruluş personelince kayıt altına alınarak ilgili birime bildirilmesi sağlanır.
2. Kayıt altına alınan olay ihlal vakaları ilgili birim tarafından takip edilerek karar verilir ve sonuçlandırılması sağlanır.
3. Açılan kayıtlarda kategorilendirme yapılması sağlanır. Örneğin;DDOS Saldırısı, Güvenlik Kırılması, Sunucunun Durması, Oltalama, Virüs vb(Kategoriler dilendiği kadar artırılabilir)
4. Olay ihlala ait doküman,resim vb dosylara bildirim sırasında doğrudan sisteme yüklenebilir.
5. Açılan olay ihlal kayıtı ilgili departmandaki ilgili personle yapılabilmektedir. burada ençok bildirim açılacak birim Bilgi İşle/Bilgi Yönetimi Birimine seçilebileceği gibi kuruluş içerisindeki diğer birimlerede olay ihlal açılabilir.
6. Açılan olay ihlal bildirimlerinin takibi sağlanması için Görev Aksiyon Modulü üzerinden görevlendirme yapılabilir. Dilenirse İlgili Olay İhlal İçin Düzeltici Faaliyet doğrudan form içerisinden başlatılabilir. Böylece ilgili olay ihlal kayıdı açıldığında kayıt ile ilgili yapılan tüm çalışmalar tek bir yerden görülebilir.
7. Sürecin ilerlemesinde formun alt tarafında bulunan log kayıdı ile tüm süreçteki hareketlilikler kayıt altına alınarak şeffaf bir şekilde izlenebilir.
8. Sürecin işletilmesi sırasında tüm aktivitelerde ilgili kullanıcı mail ile bilgilendirilir ve ayrıca tablet, telefonn veya cromeOS üzerinden bildirimler yapılır.