Denetim Raporunun Düzenlenmesi

fthtncl

Orgeneral
Moderatör
ISO 9001 Denetim Uygulamaları Grup Rehberliği:


Denetim Raporları

1. Giriş


ISO 9001'in 1. Maddesi, bir kuruluşun, müşteriyi ve geçerli yasal ve düzenleyici gereklilikleri karşılayan ürün ve hizmetleri tutarlı bir şekilde sağlama yeteneğini göstermesi gerektiğinde bir KYS'yi uygulaması gerektiğini belirtir. Denetim raporu, kuruluşun ISO 9001 gerekliliklerini karşıladığını gösteren önemli bir araçtır.


ISO / IEC 17021-1 “Uygunluk değerlendirmesi - Yönetim sistemlerinin denetimini ve belgelendirmesini sağlayan kuruluşlar için gereklilikler” raporlamanın asgari gerekliliklerini ortaya koymaktadır, ancak ISO 9001 yönetim sistemleri raporları için belirli bir format tanımlamamaktadır. Ancak bazı sektör programları belirli rapor formatlarının kullanılmasını gerektirebilir. Bir denetim raporunun formatı ve içeriği denetlenen kurumun büyüklüğüne ve niteliğine bağlı olarak değişebilir. Ayrıca denetimin amaçlarına ve kapsamına da bağlıdır (örneğin, bir başlangıç sertifikasyon denetimi, gözetim denetimi, vb.).


Bu çalışma, denetim raporlarının hazırlanmasında, ilgili tüm tarafların ihtiyaçlarını karşılamada geniş bir deneyim yelpazesini özetlemeyi amaçlamaktadır.


1. İlgili Taraflar ve İhtiyaçları


Aşağıda denetim raporlarında yer alan bilgilerin olası kullanıcı örnekleri verilmiştir:


▪ Denetim Müşterisi

- Üst yönetim / Yönetim Kurulu

- Yönetim Temsilcisi

- İç denetimciler

▪ Akreditasyon kuruluşu

- Akreditasyon kararı

▪ Sertifikasyon kuruluşu

- Sertifikasyon Kararı

▪ Gelecekteki sertifika denetimlerini gerçekleştiren Denetim Ekibi

▪ Düzenleyici kurum

Her kullanıcı farklı bilgi gerektirebilir, bu nedenle denetim raporunun yapısının bu ihtiyaçları karşılayacak şekilde değiştirilmesi gerekecektir. Rapor gerekli bilgileri sağlamalı, kullanıcıların ihtiyaçlarını dengeli bir şekilde karşılamalı ve denetime değer katmalıdır.


İlgili bir tarafın şunları bilmesi gerekebilir:


- Sistem gereksinimlere uygunsa

- İyileştirme için herhangi bir fırsat

- Herhangi bir uygunsuzluk ve endişe verici alanlar

- Herhangi güçlü ve zayıf yanlar

- Yönetim sistemi, kaliteyi yakalama ve sürdürme ile ilgili riskleri yeterince ele alıyorsa

- Gelecekteki denetim planlaması için bilgi

- Takip gerektiren alanlar

- Belgelendirme ile ilgili bir karar için gerekli ek bilgiler.


1. Denetim Raporları için Anahat


Bir denetim raporu tek başına bir belge olabilir ya da diğer belgelenmiş bilgi türlerine (belgelenmiş prosedürler, veri havuzları, vb.) Eşlik edebilir veya bunlara referans verebilir. Aşağıda listelenen tüm konular her tür denetim için geçerli değildir ve bireysel denetim raporlarındaki konuların sırası değişebilir.


Bir denetim raporuna dahil edilmek için aşağıdaki öneriler önerilmektedir:


a) Giriş


Raporun bu bölümü, ISO / IEC 17021-1'in zorunlu gerekliliklerine (bkz. Madde 9.4.8) ve ISO 19011 “Yönetim sistemlerini denetleme kuralları” (bkz. Madde 6.5) 'de verilen kılavuza atıfta bulunmalıdır.


a) Yönetici Özeti


Bu bölüm, aşağıdakiler de dahil olmak üzere, kalite yönetim sisteminin (KYS) genel etkinliğinin bir özetini vermeye odaklanmalıdır:

- yönetim sisteminin güçlü ve zayıf yanları;

-devamlı gelişim; ve

- Diğer kilit performans göstergeleri.


Denetimin özellikle dikkat çeken hususları yanı sıra, uygunsuzluk ve / veya önemli “endişe alanlarını” temsil eden bulguların (tatmin edici bir şekilde çözülmedikçe uygunsuzluğa dönüşebilecek) bir genel görünümü de yorumlanmalıdır.


Denetlemenin, kurumun KYS'sinin, değerlendirilmekte olan standarda uygunluğuna ve herhangi bir tavsiyeye ilişkin sonuçları belirtilmelidir.


Organizasyona, uygunluğu, misafirperverliği, işbirliği ve açıklığı için teşekkür edilmelidir.


a) Yönetim taahhüdü ve liderlik, hedefler :

Bu bölüm, Üst yönetim liderliğinin ve kuruluşun belirlenme, belirleme ve iletişim politikaları ve hedefleri. Temel performans hedeflerine karşı izleme, ölçme, raporlama ve gözden geçirmeyi kapsamalıdır. Organizasyonun son denetimden bu yana hedeflerine karşı gerçekleştirdiği ilerlemeye ilişkin uygun yorumları içermelidir (ancak, ilk sertifikasyon için, bu bölüm kuruluşun denetim amaçları için yeterli bir başarı geçmişini henüz geliştirmediğini kabul etmelidir) ve Bir sertifikasyon yenileme denetimi için, KYS'nin önceki denetim döngüsü üzerindeki evrimleri ve başarılarının incelemesi.


b) Önceki denetim konularında yapılan işlemler:


Bu bölüm, kuruluşun, daha önce tanımlanan herhangi bir kalite sorununun temel nedenlerini belirleme kabiliyetine ve bu gibi durumları düzeltmek ve tekrarlanmasını önlemek için aldığı eylemlerin etkililiğine ilişkin yorum sağlamalıdır. Ayrıca kuruluşun düzeltici eylem için resmi süreçlerinin yeterliliği hakkında yorum yapmalıdır.


Uygunsuzluğun daha önce tespit edildiği durumlarda, kuruluşun potansiyel uygunsuzlukları tespit etme ve bunların ortaya çıkmasını engelleme konusunda güvenin geri yüklenip yüklenmediği hakkında da bir yorum yapmalıdır.


c) İç denetim, yönetim gözden geçirme ve sürekli iyileştirme süreçleri:


Bu bölüm, kalitenin sağlanması ve sürdürülmesi ile ilgili risklere ilişkin iç denetimin, yönetim gözden geçirmesinin ve sürekli iyileştirme süreçlerinin güncelliğini ve etkinliğini yorumlamalıdır.


Ayrıca, kuruluşun ilerleyişi hakkında yorum yapmalıdır:

- Sürekli iyileştirmeyi amaçlayan planlı eylemlerinde ve

- müşteri memnuniyeti ve müşterilerin kuruluşun kaliteye ilişkin performansına ilişkin algılarına ilişkin bilgilerin izlenmesinde.


d) Önemli değişikliklerin etkisi (varsa):


Bu bölüm her türlü denetim için geçerli olabilir; Ancak, ilk denetimlerden ziyade gözetim ve yeniden belgelendirme denetimlerinde uygulanabilir olma olasılığı daha yüksektir. Kaydedilmesi gereken ayrıntılar arasında, örneğin: sahiplikteki değişikliklerin etkileri; tesisler ve ekipman; kilit personel; Yönetim Sistemleri; sertifikasyon kapsamı vb.


e) Sistem gereksinimleri ve karşılıklı ilişkiler, fonksiyonlar, süreçler, denetlenen alanlar:


Bu bölümün bir rapordaki başlığı (veya alt başlıkları), örneğin, “Satış”, “Depo”, “Eğitim ve Yetkinlik”, “örneğin” belirli işlevlere, alanlara, süreçlere vb. Müşteri Algısı / Memnuniyeti ”vb.


Bu bölümde aşağıdakiler tanımlanmalıdır:


▪ Denetimin temeli olarak kullanılan kalite yönetim standardı (örn. ISO 9001, ISO / TS 16949 vb.)

▪ denetlenen durum.

▪ Denetim sırasında kullanılan anahtar belgeler ve kayıtlar, örneğin:

- Gözlem sayfaları

- Denetim planları

- Denetim geçmişi

- Denetim rotaları


Bu bölüm, kuruluşun yönetim sisteminin (bir bölümünün) “Sistem gereksinimleri” ne uygunluğu (yani bir bölüm veya kalite yönetim sistemi standardının özel bir gerekliliği) hakkında yorum yapmak için kullanılabilir.


Benzer şekilde, “Sistem karşılıklı ilişkileri” hakkında yorum sağlamak için kullanılabilir, yani, kurumun KYS'inin farklı yönlerinin (ya sentez ya da ayrıştırma) birlikte çalışmasının, KYS'nin hizmet verebilme yeteneği üzerindeki olumlu ya da olumsuz etkileri ile amaçlanan çıktılar.


Bu tür yorumlar, standart gerekleri ile kurumun politikası, performans hedefleri, geçerli yasal gereklilikler, sorumluluklar, personelin yeterliliği, işlemler, prosedürler, performans verileri veya iç denetim bulguları gibi faktörler arasındaki bağlantıların etkililiğine odaklanmalıdır. sonuçlar.


“Süreçler” ile ilgili yorumlar, bir KYS genel olarak “süreçlere göre süreç” olarak denetlendiği için muhtemelen raporun çoğunu açıklayacaktır. Rapor, ele alınan her bir işlem için QMS standardındaki uygulanabilir şartları ele almalıdır. planlama, süreç hedefleri, belge ve kayıtların kontrolü, sorumluluk ve yetki, yeterlilik ve farkındalık, tanımlama, izlenebilirlik, ölçme, izleme, kalibrasyon, uygunsuzluğun kontrolü, süreç iyileştirme vb. ve tutarlılığa yardımcı olan veya engelleyen süreç faktörlerine odaklanmalıdır. ve / veya çıktıların iyileştirilmesi.


b) Saha incelemesi


Bu bölüm, denetlenen sahanın durumu hakkında yorum sağlamalı ve herhangi bir olumsuz durumu veya yapılan olağandışı manzaraları veya gözlemleri vurgulamalıdır.


c) Yasal, kanuni, düzenleyici ve diğer şartların uygunluk değerlendirmesi; ve iletişim:


Bu bölüm hakkında yorum yapmalıdır:

- Kuruluşun faaliyetlerine ilişkin yasal / düzenleyici veya sektöre özel şartların belirlenmesi için kuruluşlar,

- bu tür gereksinimlerin periyodik olarak değerlendirilmesi için metodolojisinde ve

- Onlara herhangi bir değişiklik için iletişim sistemleri.


d) Yönetim sisteminin devam eden etkinliği:


Bu bölüm, kurumun KYS'nin devam eden etkinliğinin genel bir değerlendirmesini sağlamalı ve “belgelendirme kapsamının” ilgili, uygun ve uygulanabilir tüm ilgili iç ve dış değişiklikleri dikkate aldıktan sonra uygun ve uygulanabilir olmaya devam edip etmediğine ilişkin yorum yapmalıdır. son denetimden beri meydana gelmiştir. (Not, bu bölüm ilk denetimler için geçerli olmayacaktır).


e) Belgelerin ve / veya sertifikasyona ilişkin diğer referansların kullanılması:


Bu bölüm kuruluşun sertifika kullanmasını veya


Akreditasyon organı izleri (örneğin, tanıtım literatüründe, araçlarında), ve kullanılma şekilleriyle ilgili herhangi bir endişeyi vurgulamalıdır.


f) Daha fazla dikkat gerektiren konular:


Bu bölüm, daha fazla dikkat gerektiren ve planlanmış eylemlerin tamamlanması için (varsa) tarihler gibi tüm sorunları kaydetmelidir. uygunsuzluklar, bir NCR'nin kapatılmasından sonra kalan diğer konular, diğer endişe alanları vb.


g) Uyarı


Rapor, denetimin mevcut bilginin örnekleme sürecine dayandığını ve sonuç olarak denetim bulgularında yansıtılabilecek, denetim kanıtlarında her zaman bir belirsizlik unsuru bulunacağını söylemek için bir feragat beyanı içermelidir. Denetim sonuçlarına dayanan veya hareket edenler bu belirsizliğin farkında olmalıdır.


Ayrıca, sertifikasyonun verilmesi veya muhafaza edilmesine ilişkin nihai bir karar verilmeden önce denetimden gelen tavsiyelerin gözden geçirilmesine de dikkat edilmesi gerekir.
 

Online ISO Standart Eğitimleri

Geri
Üst