Denetim Minor Uygunsuzluk

[gokce yılmaz]

Merhaba,

IATF 16949 denetimimiz sonucunda iç denetim sürecinde aşağıdaki minor uygunsuzluğu(madde
9.2.2.1) almış bulunuyoruz. Uygunsuzluğu nasıl kapatabiliriz? Yardımlarınızı rica ediyorum.

Görülen üç yıllık sistem denetim planı; Personel devir hedefi 3 sonucu 6,14 olup, risk matris dokümanında personel açığı görülmektedir ancak İnsan Kaynakları süreci için denetim sıklığı revize edilmemiş ve artırılmamıştır.

System audit plan for three years seen; Personnel turnover target 3 result 6,14 and there is personnel shortage seen in risk matrix document,
however audit frequency has not been revewed and increased for Human Resources process.

 

[bykzlym]

Olayın kök nedeni gözden kaçırma, personel dikkatsizliği vs. olabilir ama anlamadığım şu: Hedefin 3, sonucun da 6,14 çıktığı hedef göstergesinde, "personel açığı görüldü" bilgisine nasıl ulaşıldı? Somut olarak böyle bir şey gerçekten var mı yok mu? Şirketinizde personel açığı mı var? (Risk matrisindeki karşılığı personel açığı mı?)

Diğer taraftan, sürecin kesinlikle gözden geçirilmesi gerekiyor. Denetimle ilgili bir şey demedim fark ettiyseniz. Çünkü önemli olan sürecin doğruluğu. Süreciniz ne kadar doğruysa bir o kadar da doğru göstergeler zaten kendiliğinden oluşacaktır. Belki de ilk başta sürece bakılması ve öncelikle mevcuttaki hedefin gözden geçirilmesi gerekiyordur (Denetim sıklığının değil de var olan kontrol mekanizmasının gözden geçirilmesi gerekir. Burada da süreç sahiplerinin rolü çok büyük. Gerekli görülürse süreç sahipleriyle toplantı yapılabilir).

Sormak istediğim şu: Sizin iç denetim planınızda hedefler ve göstergeler ile ilgili veriler mi var?

Bana kalırsa öncelikle süreç sahibine başvurulmalı, eğer bir aksiyon alınacaksa ki alınması ve bu minör uygunsuzluğun kapatılması gerekiyor, o zaman süreç sorumlusuna (ya da hedef sorumlusuna) atama yapılmalıdır. Çünkü hedefin 3 olup da sonucun 6,14 çıktığı bir hedef göstergesinde sorumlu olarak hedef sahibini bulmayı isterdim. Gerçekçi olmayan hedefler sizi bu şekilde zora sokabilir.

Farkındaysanız hâlâ denetim yapısı ile ilgili bir aksiyon almanızı önermedim. Çünkü size yazılan denetim yapısı ile ilgili uygunsuzluk, bu işin bir sonucu olarak gözüküyor. Ama bizim "neden"i bulmamız lazım ki doğru aksiyonu planlayabilelim.

Yapılması gerekenler sırasıyla şunlar olmalı:

1) Öncelikle süreç/hedef sahibi ile görüşün. Gerekirse hedefi ve/veya süreci birlikte revize edin (Bence hedef kesinlikle gözden geçirilmelidir).
2) İç denetim prosedürünüzü gözden geçirin ve prosedürü gerçekteki uygulamalarla yaşatın.
3) Eğer yoksa bir "iç denetim sorumlusu/görevlisi" ataması yapın.
4) Dokümantasyon bazında yaptığınız tüm güncellemelerin sıklığını artırın. Eğer "yılda 1" gözden geçirilmesi gereken dosyalarınız varsa bunların sıklığını (duruma göre) 6 aylık ve 3 aylık periyotlara çekin (Emin olun bunu yaparak işinizi denetim öncesi 2 kat kolaylaştırmış olacaksınız).

 

[enginnn]

Olayın kök nedeni gözden kaçırma, personel dikkatsizliği vs. olabilir ama anlamadığım şu: Hedefin 3, sonucun da 6,14 çıktığı hedef göstergesinde, "personel açığı görüldü" bilgisine nasıl ulaşıldı? Somut olarak böyle bir şey gerçekten var mı yok mu? Şirketinizde personel açığı mı var? (Risk matrisindeki karşılığı personel açığı mı?)

Diğer taraftan, sürecin kesinlikle gözden geçirilmesi gerekiyor. Denetimle ilgili bir şey demedim fark ettiyseniz. Çünkü önemli olan sürecin doğruluğu. Süreciniz ne kadar doğruysa bir o kadar da doğru göstergeler zaten kendiliğinden oluşacaktır. Belki de ilk başta sürece bakılması ve öncelikle mevcuttaki hedefin gözden geçirilmesi gerekiyordur (Denetim sıklığının değil de var olan kontrol mekanizmasının gözden geçirilmesi gerekir. Burada da süreç sahiplerinin rolü çok büyük. Gerekli görülürse süreç sahipleriyle toplantı yapılabilir).

Sormak istediğim şu: Sizin iç denetim planınızda hedefler ve göstergeler ile ilgili veriler mi var?

Bana kalırsa öncelikle süreç sahibine başvurulmalı, eğer bir aksiyon alınacaksa ki alınması ve bu minör uygunsuzluğun kapatılması gerekiyor, o zaman süreç sorumlusuna (ya da hedef sorumlusuna) atama yapılmalıdır. Çünkü hedefin 3 olup da sonucun 6,14 çıktığı bir hedef göstergesinde sorumlu olarak hedef sahibini bulmayı isterdim. Gerçekçi olmayan hedefler sizi bu şekilde zora sokabilir.

Farkındaysanız hâlâ denetim yapısı ile ilgili bir aksiyon almanızı önermedim. Çünkü size yazılan denetim yapısı ile ilgili uygunsuzluk, bu işin bir sonucu olarak gözüküyor. Ama bizim "neden"i bulmamız lazım ki doğru aksiyonu planlayabilelim.

Yapılması gerekenler sırasıyla şunlar olmalı:

1) Öncelikle süreç/hedef sahibi ile görüşün. Gerekirse hedefi ve/veya süreci birlikte revize edin (Bence hedef kesinlikle gözden geçirilmelidir).
2) İç denetim prosedürünüzü gözden geçirin ve prosedürü gerçekteki uygulamalarla yaşatın.
3) Eğer yoksa bir "iç denetim sorumlusu/görevlisi" ataması yapın.
4) Dokümantasyon bazında yaptığınız tüm güncellemelerin sıklığını artırın. Eğer "yılda 1" gözden geçirilmesi gereken dosyalarınız varsa bunların sıklığını (duruma göre) 6 aylık ve 3 aylık periyotlara çekin (Emin olun bunu yaparak işinizi denetim öncesi 2 kat kolaylaştırmış olacaksınız).

Benim anladığım performans göstergesi harici insan kaynakları için risk analizinde personel açığı değerlendirilmiş ve sanırım puan olarakta yüksek çıkıp riskli olmuş ki süreç performans sonucuda onu destekliyor 6,14 yüksek. Hem risk analizinde riskin yüksek olması hem de süreç performansında göstergenin yüksek olması ve bunlara rağmen bir önlem alınmaması sizi uygunsuzluğa götürmüş. insan kaynakları sürecini kim yönetiyorsa bunlar için bir açıklama yapıyor olması gerek, şirketinizde süreç sahipleri bu işlerle ilgilenmiyor ve siz yönetim temsilcisi iseniz ve her süreci kendiniz bir zemine oturtmaya çalışıyorsanız Allah kolaylık versin.

 

[kmygr]

merhaba,

sistemlerin her maddeye işleyişi risk bazlı bakın düşüncesinin farkındalığını artırmak için denetçi uygunsuzluk açmış.
aşağıdaki fikir olarak vereceğim aksiyonlara göre kök neden analizini yaparsınız. tabi bu aksiyonları uygun görürseniz

acil aksiyon: 1.üç takvim yılı denetim planınızda insan kaynakları süreci denetim sıklığı artırılacak.
2. performans göstergeleri özelinde süreçlerin gözden geçirilme planı hazırlanacak. benzer şekilde hedef dışı kalan bölümler için insan kaynakları süreci gibi denetim sıklığı artırılacak.

düzeltici, önleyici keşfedici faaliyetler;
1. iç tetkik prosedürünüzde denetimlerin sıklığını artıran veya azaltan kriterler için bir başlık açmalısınız. var ise hedef dışı kalınan durumları da denetim sıklığını artıran faktör olarak eklemelisiniz.
2.YGG toplantılarınızda denetim sıklığının farkındalığını artırmak için alt başlıklarda gündem maddesi ayrıntılandırılmalıdır. yanı YGG toplantı tutanağında süreç bazlı denetim sıklıklarının konuşulduğunu gösteren iç tetkik planları başlığı altında alt başlıklar yaparak YGG toplantı tutanağını güncellemelisiniz.
3. sistem iç tetkik denetim soru listenizde ilgili uygunsuzluk başlığında aranacak hususlar kısmında (aranacak hususlar sütunu yok ise tüm maddeler için eklemek çok iyi bir kılavuzluk sizlere sağlar) risk bazlı düşünce yapısı ile denetim sıklıkları planlanmış mı alt soru maddesini soru listenize eklemelisiniz
4.aylık veya haftalık toplantılarınız var ise (yok ise sisteme entegre etmeniz gerekir) lütfen iç tetkikleri gündem maddesi yapın ve toplantı gündeminde örneğin gündem maddesi;
gerçekleşen iç tetkik var mı? sonuçları? sıklıkları uygun mu? gibi başlıklar ile hem farkındalığı artırmış olursunuz hem de sık sık gözden geçmiş olur.

iyi çalışmalar

 

[gokce yılmaz]

[Q

Olayın kök nedeni gözden kaçırma, personel dikkatsizliği vs. olabilir ama anlamadığım şu: Hedefin 3, sonucun da 6,14 çıktığı hedef göstergesinde, "personel açığı görüldü" bilgisine nasıl ulaşıldı? Somut olarak böyle bir şey gerçekten var mı yok mu? Şirketinizde personel açığı mı var? (Risk matrisindeki karşılığı personel açığı mı?)

Diğer taraftan, sürecin kesinlikle gözden geçirilmesi gerekiyor. Denetimle ilgili bir şey demedim fark ettiyseniz. Çünkü önemli olan sürecin doğruluğu. Süreciniz ne kadar doğruysa bir o kadar da doğru göstergeler zaten kendiliğinden oluşacaktır. Belki de ilk başta sürece bakılması ve öncelikle mevcuttaki hedefin gözden geçirilmesi gerekiyordur (Denetim sıklığının değil de var olan kontrol mekanizmasının gözden geçirilmesi gerekir. Burada da süreç sahiplerinin rolü çok büyük. Gerekli görülürse süreç sahipleriyle toplantı yapılabilir).

Sormak istediğim şu: Sizin iç denetim planınızda hedefler ve göstergeler ile ilgili veriler mi var?

Bana kalırsa öncelikle süreç sahibine başvurulmalı, eğer bir aksiyon alınacaksa ki alınması ve bu minör uygunsuzluğun kapatılması gerekiyor, o zaman süreç sorumlusuna (ya da hedef sorumlusuna) atama yapılmalıdır. Çünkü hedefin 3 olup da sonucun 6,14 çıktığı bir hedef göstergesinde sorumlu olarak hedef sahibini bulmayı isterdim. Gerçekçi olmayan hedefler sizi bu şekilde zora sokabilir.

Farkındaysanız hâlâ denetim yapısı ile ilgili bir aksiyon almanızı önermedim. Çünkü size yazılan denetim yapısı ile ilgili uygunsuzluk, bu işin bir sonucu olarak gözüküyor. Ama bizim "neden"i bulmamız lazım ki doğru aksiyonu planlayabilelim.

Yapılması gerekenler sırasıyla şunlar olmalı:

1) Öncelikle süreç/hedef sahibi ile görüşün. Gerekirse hedefi ve/veya süreci birlikte revize edin (Bence hedef kesinlikle gözden geçirilmelidir).
2) İç denetim prosedürünüzü gözden geçirin ve prosedürü gerçekteki uygulamalarla yaşatın.
3) Eğer yoksa bir "iç denetim sorumlusu/görevlisi" ataması yapın.
4) Dokümantasyon bazında yaptığınız tüm güncellemelerin sıklığını artırın. Eğer "yılda 1" gözden geçirilmesi gereken dosyalarınız varsa bunların sıklığını (duruma göre) 6 aylık ve 3 aylık periyotlara çekin (Emin olun bunu yaparak işinizi denetim öncesi 2 kat kolaylaştırmış olacaksınız).

Merhaba,

Öncelikle yorumunuz için teşekkür ederim.

İç denetim planımızda hedefler ve göstergelere ait veriler yok.

 

[gokce yılmaz]

merhaba,

sistemlerin her maddeye işleyişi risk bazlı bakın düşüncesinin farkındalığını artırmak için denetçi uygunsuzluk açmış.
aşağıdaki fikir olarak vereceğim aksiyonlara göre kök neden analizini yaparsınız. tabi bu aksiyonları uygun görürseniz

acil aksiyon: 1.üç takvim yılı denetim planınızda insan kaynakları süreci denetim sıklığı artırılacak.
2. performans göstergeleri özelinde süreçlerin gözden geçirilme planı hazırlanacak. benzer şekilde hedef dışı kalan bölümler için insan kaynakları süreci gibi denetim sıklığı artırılacak.

düzeltici, önleyici keşfedici faaliyetler;
1. iç tetkik prosedürünüzde denetimlerin sıklığını artıran veya azaltan kriterler için bir başlık açmalısınız. var ise hedef dışı kalınan durumları da denetim sıklığını artıran faktör olarak eklemelisiniz.
2.YGG toplantılarınızda denetim sıklığının farkındalığını artırmak için alt başlıklarda gündem maddesi ayrıntılandırılmalıdır. yanı YGG toplantı tutanağında süreç bazlı denetim sıklıklarının konuşulduğunu gösteren iç tetkik planları başlığı altında alt başlıklar yaparak YGG toplantı tutanağını güncellemelisiniz.
3. sistem iç tetkik denetim soru listenizde ilgili uygunsuzluk başlığında aranacak hususlar kısmında (aranacak hususlar sütunu yok ise tüm maddeler için eklemek çok iyi bir kılavuzluk sizlere sağlar) risk bazlı düşünce yapısı ile denetim sıklıkları planlanmış mı alt soru maddesini soru listenize eklemelisiniz
4.aylık veya haftalık toplantılarınız var ise (yok ise sisteme entegre etmeniz gerekir) lütfen iç tetkikleri gündem maddesi yapın ve toplantı gündeminde örneğin gündem maddesi;
gerçekleşen iç tetkik var mı? sonuçları? sıklıkları uygun mu? gibi başlıklar ile hem farkındalığı artırmış olursunuz hem de sık sık gözden geçmiş olur.

iyi çalışmalar

Merhaba,

yorumunuz için teşekkür ederim. tam olarak istediği buydu sanırım çünkü risk bazlı süreç yaklaşımı eğitiminiz var mı diye sordu.

 

[kmygr]

merhaba,

üst yönetimden kaynak isteyip aksiyonlarınıza bu tarz bir dış eğitimi de ekleyebilirsiniz.

iyi çalışmalar

 

[acemikaliteci]

işte tek başına kalite sistemi kurup yönetmeye çalışan bir emektar kardeşimiz daha,verilen turnower hedefinden bunu anladım,devir hızıyla personel açığı konusunu nasıl bağladı onu anlamadım