Yeni Doküman Kontrolü Ve Kurumsal Bilgi Prosedürü

2015 versiyon da birleşen Doküman Kontrolü Prosedürü ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü '' DOKÜMAN KONTROLÜ VE KURUMSAL BİLGİ PROSEDÜRÜ'' olarak tek prosedür altına toplandı.
Ekte verdiğim prosedürü inceleyip eksikleri varsa düzeltme yapabilmem ve yararlanacaklara bilgi adına konuya cevaben yazarsanız sevinirim.

Teşekkür ve beğenilerinizi esirgemeyin

Ben prosedür içerisinde kurumsal bilgiye ait bir şey göremedim... ?

Sanıyorum prosedürde bulunan tüm bilgiler aynı zamanda kuruma ait bilgiler olduğu için kurumsal bilgi kapsamında değerlendirilmiş. Ama o zaman tüm prosedürlere bu ismi eklemek gerek. Fazla kalabalık olurdu.

Misliyna' Alıntı:

Ben prosedür içerisinde kurumsal bilgiye ait bir şey göremedim... ?

Genişletmek için tıkla ...

Mesela Kurumsal bilgi anlamında ne görmeyi bekliyorsunuz?
Ürünlerin test talimatları montaj talimatları nasıl kim tarafından yazılır, Görev tanımlarını kim hazırlar kayıtlar nasıl isimlendirilir , bunlar kurumsal bilgiye girmez mi?
2008 versiyonunda bu prosedür ''Doküman kontrol prosedürü'' ve '' Kayıtların Kontrolü Prosedürü'' olarak 2 prosedürdü . Birleşti ve bu hali aldı.

Ayberoz' Alıntı:

Mesela Kurumsal bilgi anlamında ne görmeyi bekliyorsunuz?
Ürünlerin test talimatları montaj talimatları nasıl kim tarafından yazılır, Görev tanımlarını kim hazırlar kayıtlar nasıl isimlendirilir , bunlar kurumsal bilgiye girmez mi?
2008 versiyonunda bu prosedür ''Doküman kontrol prosedürü'' ve '' Kayıtların Kontrolü Prosedürü'' olarak 2 prosedürdü . Birleşti ve bu hali aldı.

Genişletmek için tıkla ...

Ayberoz Bey tekrar merhaba.
Kurumsal Bilgi'den kasıt esasında ''Lesson Learned'' dediğimiz ''Öğrenilmiş Dersler'', bir başka yaygın ifade de ''Edinilmiş Tecrübeler'' dir. Kurumsal Bilgi 7.1 Kaynak alt maddesi olduğundan, Kaynak Yönetimi Süreci veya Prosedürü içinde yer verip, ilgili matris ya da formunu bölüm bazlı olacak şekilde hazırlayabilirsiniz. Zaten bu maddede iç kaynaklar-dış kaynaklar ifadesini göreceksiniz ki, bu tüm süreçleri bir araya getiren bir maddedir. Lesson Learned amacı nedir, bize ne katar?
Lesson Learned; kurumun her birim içinde gelişmekte olan faaliyetleri, projeyi, bir süreci daha iyi hale getirmek için aşama aşama gözlem yapmaya, yapılan hataları bir daha tekrarlamamak için öngörünün oluşmasına; bir sonraki iş sürecinin daha verimli, doğru ve gereksiz zaman-maliyet kaybı olmadan tamamlanmasına olanak sağlar. Ben henüz versiyona geçiş sürecini tamamlamadım, bu konuya dair süreç ve form hazırlayacağım. İsteyen olur ise paylaşırım.
İyi çalışmalar..

DamlaTRK' Alıntı:

Ayberoz Bey tekrar merhaba.
Kurumsal Bilgi'den kasıt esasında ''Lesson Learned'' dediğimiz ''Öğrenilmiş Dersler'', bir başka yaygın ifade de ''Edinilmiş Tecrübeler'' dir. Kurumsal Bilgi 7.1 Kaynak alt maddesi olduğundan, Kaynak Yönetimi Süreci veya Prosedürü içinde yer verip, ilgili matris ya da formunu bölüm bazlı olacak şekilde hazırlayabilirsiniz. Zaten bu maddede iç kaynaklar-dış kaynaklar ifadesini göreceksiniz ki, bu tüm süreçleri bir araya getiren bir maddedir. Lesson Learned amacı nedir, bize ne katar?
Lesson Learned; kurumun her birim içinde gelişmekte olan faaliyetleri, projeyi, bir süreci daha iyi hale getirmek için aşama aşama gözlem yapmaya, yapılan hataları bir daha tekrarlamamak için öngörünün oluşmasına; bir sonraki iş sürecinin daha verimli, doğru ve gereksiz zaman-maliyet kaybı olmadan tamamlanmasına olanak sağlar. Ben henüz versiyona geçiş sürecini tamamlamadım, bu konuya dair süreç ve form hazırlayacağım. İsteyen olur ise paylaşırım.
İyi çalışmalar..

Genişletmek için tıkla ...

Damla Hanım;

prosedüre yeni birbölüm eklemiştim.
Bu bölüm kurumsal bilgi kapsamını daha geniş anlamda göstermekte. Öğrenilmiş bilgi kapsamında da VBoss yama program üzerinde EDYS uygulaması ile sağlanmaya başladı. Bunu ekledim. Henüz yapım aşamasında ama bittiğinde tüm bilgiler firma içinde yetkili herkese ulaşıyor olacak.
Bilgilendirme için teşekkürler..

Ayberoz' Alıntı:

Damla Hanım;

prosedüre yeni birbölüm eklemiştim.
Bu bölüm kurumsal bilgi kapsamını daha geniş anlamda göstermekte. Öğrenilmiş bilgi kapsamında da VBoss yama program üzerinde EDYS uygulaması ile sağlanmaya başladı. Bunu ekledim. Henüz yapım aşamasında ama bittiğinde tüm bilgiler firma içinde yetkili herkese ulaşıyor olacak.
Bilgilendirme için teşekkürler..

Ekli dosyayı görüntüle 1451

Genişletmek için tıkla ...

Ayberoz Bey, çalışmanız güzel gayet. Dökümanlara rahat erişim için bir adresleme gibi ve faydalı. Benim yukarıda bahsettiğim ise, daha farklı bir konu ve bunun için de muhakkak bir çalışma yapmalısınız.
Lesson Learned'in asıl amacı proje veya bir çalışma süresi boyunca olumlu-olumsuz çıkarımlara ulaşmak ve edinilen bu tecrübeleri, ilerde yapılacak faaliyetlere aktarabilmektir. Örneğin teknik bir proje yürütülüyor. Projeyi adım adım takip etmek kaydıyla; Neler olumlu ilerledi, ne gibi olumsuzluklar yaşandı, projeyi yavaşlatan ve yanlış ilerlemesine sebep olan neydi- ne gibi eksikler vardı, projede sapmalara sebep olan etkenler nelerdi, bu gibi bir projeye-sürece dair iyileştirmeler neler olabilir, projeye ne kadar zaman harcandı ve süreyi kısaltmak adına tahminler nelerdir, ölçüm sonuçları var ise bunların her bir ölçümdeki sonuçları nasıl daha iyileşti ise sebepleri.
Bunların hepsi, süreç ya da proje sahiplerince projenin başından sonuna kadar kaydedilir aşama aşama. Proje sonunda yapmak yanlış bir yaklaşım olur ve sizi asıl sonuca tam anlamıyla götürmez.
Son bir bilgi. İyileştirme önerileri, risk analizindeki olumsuz konular ve tehditler dışında kalanlar sizin edinilmiş tecrübeleriniz gibi düşünebilirsiniz. Umarım faydalı olur yazdıklarım. Sevgiler

Teşekkürler Damla Hanım;
Ar-Ge kendi dokümantasyonunu kendisi hazırladığı için o konuya ne kadar değinildi tam olarak bilmiyorum.
bu konuyu ilk fırsatta inceleyeceğim.

DamlaTRK' Alıntı:

Ayberoz Bey tekrar merhaba.
Kurumsal Bilgi'den kasıt esasında ''Lesson Learned'' dediğimiz ''Öğrenilmiş Dersler'', bir başka yaygın ifade de ''Edinilmiş Tecrübeler'' dir. Kurumsal Bilgi 7.1 Kaynak alt maddesi olduğundan, Kaynak Yönetimi Süreci veya Prosedürü içinde yer verip, ilgili matris ya da formunu bölüm bazlı olacak şekilde hazırlayabilirsiniz. Zaten bu maddede iç kaynaklar-dış kaynaklar ifadesini göreceksiniz ki, bu tüm süreçleri bir araya getiren bir maddedir. Lesson Learned amacı nedir, bize ne katar?
Lesson Learned; kurumun her birim içinde gelişmekte olan faaliyetleri, projeyi, bir süreci daha iyi hale getirmek için aşama aşama gözlem yapmaya, yapılan hataları bir daha tekrarlamamak için öngörünün oluşmasına; bir sonraki iş sürecinin daha verimli, doğru ve gereksiz zaman-maliyet kaybı olmadan tamamlanmasına olanak sağlar. Ben henüz versiyona geçiş sürecini tamamlamadım, bu konuya dair süreç ve form hazırlayacağım. İsteyen olur ise paylaşırım.
İyi çalışmalar..

Genişletmek için tıkla ...

Damla Hanım Merhaba bahsettiğiniz konuya dair doküman hazırladınız mı ?

busra kuzu' Alıntı:

Damla Hanım Merhaba bahsettiğiniz konuya dair doküman hazırladınız mı ?

Genişletmek için tıkla ...

Merhaba Büşra Hanım. Yeni madde ile ilgili dökümanları parça parça hazırlıyorum, daha doğrusu karışık ilerliyorum ve aynı zamanda mevcut işimi devam ettiriyorum. Hazırlarken de özenli olmaya çalıştığımdan vakit alıyor. Bu hafta hazırlarım ve paylaşırım bir aksilik olmazsa.

Çok iyi olur . Paylaşılan örnek dokümanlar çok işe yarıyor.
Teşekkür ederim, kolay gelsin.

Damla Hn, Döküman paylaşımı yapabilirmisiniz? Şimdiden desteğiniz için teşekkürler

DamlaTRK' Alıntı:

Ayberoz Bey tekrar merhaba.
Kurumsal Bilgi'den kasıt esasında ''Lesson Learned'' dediğimiz ''Öğrenilmiş Dersler'', bir başka yaygın ifade de ''Edinilmiş Tecrübeler'' dir. Kurumsal Bilgi 7.1 Kaynak alt maddesi olduğundan, Kaynak Yönetimi Süreci veya Prosedürü içinde yer verip, ilgili matris ya da formunu bölüm bazlı olacak şekilde hazırlayabilirsiniz. Zaten bu maddede iç kaynaklar-dış kaynaklar ifadesini göreceksiniz ki, bu tüm süreçleri bir araya getiren bir maddedir. Lesson Learned amacı nedir, bize ne katar?
Lesson Learned; kurumun her birim içinde gelişmekte olan faaliyetleri, projeyi, bir süreci daha iyi hale getirmek için aşama aşama gözlem yapmaya, yapılan hataları bir daha tekrarlamamak için öngörünün oluşmasına; bir sonraki iş sürecinin daha verimli, doğru ve gereksiz zaman-maliyet kaybı olmadan tamamlanmasına olanak sağlar. Ben henüz versiyona geçiş sürecini tamamlamadım, bu konuya dair süreç ve form hazırlayacağım. İsteyen olur ise paylaşırım.
İyi çalışmalar..

Genişletmek için tıkla ...

Merhaba Damla Hanım,
Öğrenilmiş derslerle ilgili hazırladığınız dokümanı göndermeniz mümkün mü?
Teşekkürler,
İyi çalışmalar

Merhaba,

Damla Hanım konuyu çok güzel açıklamış, bende firmamızda kullanılan listeyi örnek olması açısından ekliyorum.
Liste içerisinde 1 adet örnek bırakıyorum. Listeyi genelde kullanımı ar-ge, üretim, kalite ve çok nadir olmakla birlikte sevkiyat birimlerinde yaygın.
Burada amaç bir hata ortaya çıkması durumunda veya hata olmasa bile fark edilen ve fayda sağlanılan bir durum oluşması durumunda bunun kayıt altına alınıp bilinirliğinin ve tekrar ortaya çıkmasının önüne geçilmesi. Personel değişikliği olması durumunda bilgilerin bir sonra ki çalışanlara aktarılabilmesi..

DamlaTRK' Alıntı:

Ayberoz Bey tekrar merhaba.
Kurumsal Bilgi'den kasıt esasında ''Lesson Learned'' dediğimiz ''Öğrenilmiş Dersler'', bir başka yaygın ifade de ''Edinilmiş Tecrübeler'' dir. Kurumsal Bilgi 7.1 Kaynak alt maddesi olduğundan, Kaynak Yönetimi Süreci veya Prosedürü içinde yer verip, ilgili matris ya da formunu bölüm bazlı olacak şekilde hazırlayabilirsiniz. Zaten bu maddede iç kaynaklar-dış kaynaklar ifadesini göreceksiniz ki, bu tüm süreçleri bir araya getiren bir maddedir. Lesson Learned amacı nedir, bize ne katar?
Lesson Learned; kurumun her birim içinde gelişmekte olan faaliyetleri, projeyi, bir süreci daha iyi hale getirmek için aşama aşama gözlem yapmaya, yapılan hataları bir daha tekrarlamamak için öngörünün oluşmasına; bir sonraki iş sürecinin daha verimli, doğru ve gereksiz zaman-maliyet kaybı olmadan tamamlanmasına olanak sağlar. Ben henüz versiyona geçiş sürecini tamamlamadım, bu konuya dair süreç ve form hazırlayacağım. İsteyen olur ise paylaşırım.
İyi çalışmalar..

Genişletmek için tıkla ...

Damla Hanım, ne kadar iyi olur paylaşsanız

Ek'te istenilen form örneği mevcuttur.

DamlaTRK' Alıntı:

Ayberoz Bey tekrar merhaba.
Kurumsal Bilgi'den kasıt esasında ''Lesson Learned'' dediğimiz ''Öğrenilmiş Dersler'', bir başka yaygın ifade de ''Edinilmiş Tecrübeler'' dir. Kurumsal Bilgi 7.1 Kaynak alt maddesi olduğundan, Kaynak Yönetimi Süreci veya Prosedürü içinde yer verip, ilgili matris ya da formunu bölüm bazlı olacak şekilde hazırlayabilirsiniz. Zaten bu maddede iç kaynaklar-dış kaynaklar ifadesini göreceksiniz ki, bu tüm süreçleri bir araya getiren bir maddedir. Lesson Learned amacı nedir, bize ne katar?
Lesson Learned; kurumun her birim içinde gelişmekte olan faaliyetleri, projeyi, bir süreci daha iyi hale getirmek için aşama aşama gözlem yapmaya, yapılan hataları bir daha tekrarlamamak için öngörünün oluşmasına; bir sonraki iş sürecinin daha verimli, doğru ve gereksiz zaman-maliyet kaybı olmadan tamamlanmasına olanak sağlar. Ben henüz versiyona geçiş sürecini tamamlamadım, bu konuya dair süreç ve form hazırlayacağım. İsteyen olur ise paylaşırım.
İyi çalışmalar..

Genişletmek için tıkla ...

Merhaba Damla Hanım,

Bu konuyu hangi talimatınızın/prosedürünüzün altına yedirdiniz? Nasıl bir tanımlama yaptınız? Yardımcı olabilir misiniz?

DamlaTRK' Alıntı:

Ayberoz Bey tekrar merhaba.
Kurumsal Bilgi'den kasıt esasında ''Lesson Learned'' dediğimiz ''Öğrenilmiş Dersler'', bir başka yaygın ifade de ''Edinilmiş Tecrübeler'' dir. Kurumsal Bilgi 7.1 Kaynak alt maddesi olduğundan, Kaynak Yönetimi Süreci veya Prosedürü içinde yer verip, ilgili matris ya da formunu bölüm bazlı olacak şekilde hazırlayabilirsiniz. Zaten bu maddede iç kaynaklar-dış kaynaklar ifadesini göreceksiniz ki, bu tüm süreçleri bir araya getiren bir maddedir. Lesson Learned amacı nedir, bize ne katar?
Lesson Learned; kurumun her birim içinde gelişmekte olan faaliyetleri, projeyi, bir süreci daha iyi hale getirmek için aşama aşama gözlem yapmaya, yapılan hataları bir daha tekrarlamamak için öngörünün oluşmasına; bir sonraki iş sürecinin daha verimli, doğru ve gereksiz zaman-maliyet kaybı olmadan tamamlanmasına olanak sağlar. Ben henüz versiyona geçiş sürecini tamamlamadım, bu konuya dair süreç ve form hazırlayacağım. İsteyen olur ise paylaşırım.
İyi çalışmalar..

Genişletmek için tıkla ...

merhaba, bu konuyu nasıl ele aldınız? nasıl bir form düzenlediniz.

Merhabalar,

Konu üzerinden baya bir süre geçmiş ama tekrardan cevap verebilecek birileri belki çıkar diye yazmaktayım

Lesson Learned mantığı baz alınarak elimizde örnek bir talimat, prosedür olan var mıdır ? Bu konuda yardımcı olabilirseniz çok memnun olurum.

Merhaba,
İlk defa yazıyorum, umarım yardımcı olmanız mümkün olur
Yedi yıldır kurulu düzeni olan bir firmada çalışıyordum, şu an yani bir firmaya sistem kuracağım.

Dokümanların kodlarının, saklanmasının vb olduğu Dokümante Edilmiş Bilgi ve Kurumsal Bilgi Prosedürü başlığı altında yazacağım prosedürle ilgili kafama takılan konular mevcut, bu şekilde yazmam uygun olur mu yardımcı olabilir misiniz? Eski şirketimde eski usül kontrollü kopya kaşesi gibi şeyler kullanıyorduk ama ben artık bunların gereksiz olduğunuz düşünüyorum.
Maddelerle sıralıyorum:
1. Kalite yönetim sistemi dokümantasyonu herkes tarafından ulaşılabilen ancak kalite departmanı hariç diğer departmanların yalnızca görüntüleme yetkisi olan ortak bir sunucu içerisinde yönetilmektedir ve burada bulunan dokümanlar kontrollü kopyalardır.
2. Güncelliğini yitiren dokümanlar, yalnızca kalite departmanının yetkisinde olan sunucu klasöründe saklanmaktadır.
3. Dokümantasyonlar bilgisayarı olmayan çalışanlar hariç diğer bütün çalışanlar için elektronik ortam üzerinden yürütülmektedir
4. Prosedürün içerisinde, dokümanların hepsi serverda ortak bir klasör içerisinden ulaşılabilir olup Kalite Departmanı hariç diğer bütün çalışanların yalnızca görüntüleme yetkisi mevcuttur ve bu dokümanlar Kontrollü Kopyalar olarak kabul edilmektedir. Bilgisayar ortamında ulaşamayan çalışanlarımız için ilgili süreç sorumluları gerekli dokümanların kontrollü çıktılarını fabrikanın belirli yerlerine asıp güncelliğini düzenli olarak kontrol etmekte, güncelliğini yitiren dokümanların basılı kopyalarını kağıt öğütücüde imha etmektedir.