Doküman yönetimi

Merhaba,

Doküman yönetimi ile ilgili prosedürümüz var fakat denetçi ısrarlar bir süreçte doküman yönetiminin tanımlanmasını söylüyor. Siz doküman yönetimini nasıl yönetiyorsunuz? Bu konuda yardımcı olabilecek birileri var mı?

gokce yılmaz' Alıntı:

Merhaba,

Doküman yönetimi ile ilgili prosedürümüz var fakat denetçi ısrarlar bir süreçte doküman yönetiminin tanımlanmasını söylüyor. Siz doküman yönetimini nasıl yönetiyorsunuz? Bu konuda yardımcı olabilecek birileri var mı?

Genişletmek için tıkla ...

Merhabalar,

Detay bilmemekle beraber doküman yönetimini prosedürle veya süreçle yapabilirsiniz, standart gereği neden prosedür, neden süreç değil dememesi gerekiyor aslında. Belki prosedürde yeterince tariflenmemiş olabilir veya uygulamada aksaklıklar olabilir diye öyle demiştir diye düşünüyorum.

Ancak denetimlerde, denetçiye standardın hangi maddesine göre bunu istediniz ya da prosedür varken ve tariflenmişken neden ısrarla süreç olsun dediniz gibi sorular sormanızda bir sakınca yok, ilerisi için aklınızda olması açısından yazmak istedim.

Ben çoğu işletmede bu konunun prosedürde tariflendiğini tecrübe ettim ve bu zamana kadar girdiğim yüzlerce denetimde bu tarz bir şeyle karşılaşmadım.

İyi çalışmalar dilerim.

Prosedüre göz atmadı bile , uygulamadaki eksikliklerden olabilir evet böyle demesi . Soru sormamız açıkcası pek mümkün değil.

Süreç etkileşim tablomuzda doküman yönetimi maddesinin tüm süreçler ile ilgili olduğunu gösteriyoruz bunu da doğru bulmuyor, her seferinde her süreçte doküman yönetimine mi bakacağım ben doküman yönetimi maddesini hangi süreçte inceleyeceğim gibi şeyler söylüyor.

Kendinize kalite yönetim sistemi süreci oluşturun diyor.

Merhaba,
Dokümanların, prosedürlerin, talimatların dosyalanmaması, imzalanmaması bir sorun teşkil eder mi ? bilgisayardan erişim sağlıyor her birim

Merhaba,

Sorun şöyle teşkil edebilir
Önemli olan hazırlanan dokümanların onaylarının nasıl olacağıdır
Burada sözlü bir ifade kabul edilemez
Bu bağlamda ya doküman dağıtım PC ortamında yapılacak ve onaylayan kişiler buradan okudum onaylıyorum mesajı gönderecekler
Yada her bir dokümanın orijinal ıslak imzalı bir kopyası dokümante edilecek
Bunların yanında sahada olan her doküman imzalı ve kontrollü kopya kaşeli olmalıdır. Buda şu anlamı taşır. Kalite güvence gözünden geçmiş kaşe vurulduğu için sahadaki en günceli
Burada doküman dağıtım yapılacak ise muhakkak eskisi dağıtım yapan kişi tarafından ilgili bölümden alınmalı ve yenisi teslim edilmelidir

Farklı yöntemleriniz var diyelim
Aşağıdaki sorulara cevabı var ise yine sıkıntı yoktur
Kim hazırladı ve kim onayladı- kanıtı
Sahadaki dokümanlar gerçekten en güncellerimi -kanıtı