Öğrenilmiş Dersler Prosedürü

Arkadaşlar merhaba,
otomotiv sanayiye yan malzeme veren bir firmada yakın zamanda kalite departmanında çalışmaya başladım. Firmada ISO 16949 var. Yabancı bir müşteri adayı geçen hafta işletmemizde bir denetim gerçekleştirdi. Karşılaşılan uygunsuzluklar arasında "managing the return experiences procedure" olmaması vardı. Biraz araştırınca öğrenilmiş derslerin yönetimi prosedürü gibi bir doküman olduğu kanısına vardım. Bu prosedür hakkında bilgisi olan hatta bir fikir oluşabilmesi için örnek bir prosedür paylaşabilecek var mı acaba?

Merhaba,
Edinilmiş tecrübeler prosedürü olarak mı talep ettiler?
Şimdi edinilmiş tecrübeler nelerden oluşur önce onlara bakmak lazım.Ben fikir vermek açısından kısaca toparlama yapayım.
İlk ürün onayı esnasında yapılan denemeler (Başarısızlıkla sonuçlanan ve neden başarısız olunduğunun sebepleri )
Proje yürütme esnasında tedarik edilen ham madde,aksesuar,ekipman konusunda uğranılan başarısızlık ve nasıl giderildiği,
Müşteri şikayetleri ve kök nedenleri,iyileştirme için yapılan faaliyetler
Araştırma ve geliştirme deneyleri sonucu uğranılan başarısızlıklar ve nasıl düzeltildiği
İç başarısızlıklar ve iyileştirme için yapılan faaliyetler

Şimdi bu kapsamda ya hepsini birleştiren bir prosedür yazılmalı ve bunların hepsinin ayrı ayrı kayıtlarının tutulması gerekiyor.
Biz her ilgili prosedürün ekinde otomotivde lesson learned olarak geçen bu ifadeyi 8 D prosedürü,ürün devreye alma prosedürünün içinde atıf yapmıştık.
Tabi tercih size kalmış.

Cevabınız için teşekkür ederim. Diyelim ki hepsini birleştiren bir öğrenilmiş derslerin yönetimi prosedürü yazdım. Bu durumda edinilmiş bilgilerin tamamını göreceğim bir kayıt formumun olması daha doğru olmaz mı? Siz işletmenizde öğrenilmiş derslerin yönetimini bir süreç olarak mı ele aldınız? Eğer öyleyse süreç sahibi olarak sorumlusu kim tanımlanmış? Bana kalırsa süreç sahibi ya Ar&Ge ya da (varsa) proses geliştirme olmalıdır.

Edinilmiş tecrübeler ile ilgili tek bir form yapabilirsiniz elbette
Ancak bu sürecin liderliğinde ürün geliştirme ve araştırma geliştirme departmanı çok etkin olsa dahi müşteri şikayetleri ve bu sistemin dokümante edilmesi yaygınlaştırılması için kalite departmanında etkin rol oynaması gerekiyor.Ekte bu tarz bir form var.

Fikirlerin ve paylaşımın bende bir şeylerin oluşmasına yardımcı oldu. Çok teşekkür ederim.

selamlar , biz kısa bir prosedür yazdık , sonra FMEA formatını biraz değiştirip ona bir tablo numarası verdikten sonra içine şirketimize özel maddeler yazdık.

Kısa prosedür yada talimat atabilen oalbilir mi?

Erdinç' Alıntı:

Arkadaşlar merhaba,
otomotiv sanayiye yan malzeme veren bir firmada yakın zamanda kalite departmanında çalışmaya başladım. Firmada ISO 16949 var. Yabancı bir müşteri adayı geçen hafta işletmemizde bir denetim gerçekleştirdi. Karşılaşılan uygunsuzluklar arasında "managing the return experiences procedure" olmaması vardı. Biraz araştırınca öğrenilmiş derslerin yönetimi prosedürü gibi bir doküman olduğu kanısına vardım. Bu prosedür hakkında bilgisi olan hatta bir fikir oluşabilmesi için örnek bir prosedür paylaşabilecek var mı acaba?

Genişletmek için tıkla ...

1. AMAÇ


İş Analizinde öğrenilmiş dersler sürecindeki amaç, belgelemenin başarısını, fırsatların geliştirilmesini, hataları, ve önerilerin geliştirmesi gerektiğini gelecekteki projeler veya proje aşamalarında, iş analizi tekniklerini etkin olarak öğrenemek ve performansını arttırmak adına kullanmaktır. Fabrika genelinde tecrübe edilmiş konular, potansiyel hata, hatanın etkisi, hatanın nedeni ve öğrenilmiş dersler dokümante edilerek bilgi birikimi sağlamaktır.

2. KAPSAM ve SORUMLULUKLAR

Tüm fabrika kapsam içindedir.

Talimatın uygulanmasından tüm yönetici ve mühendisler, denetlenmesinden kalite yöneticisi sorumludur.


3. UYGULAMA

Devreye alınan projeler, yapılan denemeler, müşteriden gelen geri bildirimler, kalite hataları, proses hataları vb. konularda edinilen tecrübeler sistematik olarak kayıt edilmelidir. Bu bilgi birikiminde kullanılacak doküman KG.FR.xx tablosu/ formudur.


Öğrenilmiş dersler resmi olarak yapılır, kaydedilmiş maddeler bütün yöneticilerin ihtiyaç duyduğu takdirde bütün yöneticiler ulaşabilecektir.

Basitçe Bunun gibi bir talimat yazıp bir tanede excel tablosu vs de bunları kayıt altına alacaksınız.önemli olan talimatın kapsamı ve formdaki konuların gerçek olması

serdark' Alıntı:

1. AMAÇ


İş Analizinde öğrenilmiş dersler sürecindeki amaç, belgelemenin başarısını, fırsatların geliştirilmesini, hataları, ve önerilerin geliştirmesi gerektiğini gelecekteki projeler veya proje aşamalarında, iş analizi tekniklerini etkin olarak öğrenemek ve performansını arttırmak adına kullanmaktır. Fabrika genelinde tecrübe edilmiş konular, potansiyel hata, hatanın etkisi, hatanın nedeni ve öğrenilmiş dersler dokümante edilerek bilgi birikimi sağlamaktır.

2. KAPSAM ve SORUMLULUKLAR

Tüm fabrika kapsam içindedir.

Talimatın uygulanmasından tüm yönetici ve mühendisler, denetlenmesinden kalite yöneticisi sorumludur.


3. UYGULAMA

Devreye alınan projeler, yapılan denemeler, müşteriden gelen geri bildirimler, kalite hataları, proses hataları vb. konularda edinilen tecrübeler sistematik olarak kayıt edilmelidir. Bu bilgi birikiminde kullanılacak doküman KG.FR.xx tablosu/ formudur.


Öğrenilmiş dersler resmi olarak yapılır, kaydedilmiş maddeler bütün yöneticilerin ihtiyaç duyduğu takdirde bütün yöneticiler ulaşabilecektir.

Basitçe Bunun gibi bir talimat yazıp bir tanede excel tablosu vs de bunları kayıt altına alacaksınız.önemli olan talimatın kapsamı ve formdaki konuların gerçek olması

Genişletmek için tıkla ...

Kurumsal bilgi adı altında zaten standart bunları bizden talep ediyor. Bu bilgilerin tamamı kurumsal bilgi adı altında yazılabilir ve takip edilebilir. Kurumsal bilgi olarak oluşturduğunuz bir form varsa orada kayıt altına almanız daha sağlıklı olacaktır.

Denetim Uygulamaları Grup Rehberliği:


Kurumsal Bilgi


Bilgi, kuruluşun kalite yönetim sistemi süreçlerini desteklemesi ve ürün ve hizmetlerin uygunluğunu sağlaması için ihtiyaç duyulan bir kaynaktır. İlk kez 9001'in 2015 baskısında açık bir şekilde ele alınmıştır. Geçmişte ISO 9001, dokümantasyonla ilgili gereklilikler de dahil olmak üzere kısmen bilgi ele alınmıştır. Ancak, paylaşılan bilgi ya da deneyimden gelen bilgi açıkça ele alınmamıştır. Bu bilgi türleri için belge kontrolü kullanılabilir.


Kurumsal Bilgi, ya kolektif deneyimlerinden ya da kişilerin bireysel deneyimlerinden gelen organizasyonun özel bilgisidir. Açık veya örtülü bir şekilde bu bilgi kuruluşun hedeflerine ulaşmak için kullanılabilir.


Kurumsal kişilerdeki kurumsal bilgi, belgelendirilmiş bilgilerle, kuruluşun süreçleri, ürünleri ve hizmetleriyle, vb. belgelenmiş olarak kaydedilebilir. Örnekler arasında bir süreç, ürün veya hizmet şartnameleri, iş talimatları, ilgili kişilerin deneyimleri ile ilgili belgelenmiş bilgiler bulunur. Süreçler ve işlemler, organizasyona ilişkin teknolojiler ve altyapılar hakkında bilgi, vb. denetçiler, belgelendirilmiş bilgi sahibi olmanın, kuruluşun bilgisinin uygun şekilde belirlendiği anlamına gelmeyebileceğinin farkında olmalıdır.


Pek çok kuruluş zaten bilgi yönetimine sistematik yaklaşımlar başlatmış ve olgun yaklaşımlara sahipken, diğerleri ilk adımlarını atmaya ya da bu konuyu ele almaya başlıyor. Denetçiler, kuruluşların bir başlangıç noktasından geçip uygulamalarını geliştirip geliştirmedikleri, ISO 9001'in yönetime PDCA yaklaşımı olduğunu akılda tutmalıdır. Bu farklı durumlar denetim sırasında uygun şekilde ele alınmalıdır.

Denetçiler, bilgi ve bilgi yönetimi gereksinimlerinin, bir kurumun içeriğine, faaliyet gösterdiği sektöre, pazarlarının rekabet gücüne, vb. göre önemli ölçüde farklılık gösterdiğinin bilincinde olmalıdır. Bazı kuruluşlar sözde bilgi sınırlarında çalışırlar. Diğer kuruluşlarla bilgi yarışması için, diğerleri nispeten istikrarlı ortamlarda çalışırlar.

Son olarak denetimler, süreçleri yürütmek ve ürün ve hizmetlerin uygunluğunu sağlamak için gereken bilginin, kalite yönetimi ve kalite faaliyetleriyle ilgili bilgileri de içerdiğini akılda tutmalıdır.

Kurumsal bilgi ve insanların yetkinliği arasında güçlü bir bağ vardır, ikincisi bilgiyi uygulama becerisidir.

Denetçiler ayrıca, kuruluşun değişen durumlarda ve yeni ürün ve hizmetler için gereken bilgiyi nasıl belirlediğini ve kullanıma sunduğunu da incelemelidir.

Bir KYS bağlamında organizasyonel bilgi gereklilikleri aşağıdaki resimde özetlenebilir:



Denetçiler, kurumların iç ve dış kaynakları göz önünde bulundurup bulundurmadığını değerlendirmelidir:

▪ Başarısızlıklardan, yanlış durumların ve başarıların yakınında öğrenme;

▪ Müşteriler, tedarikçiler ve ortaklardan bilgi toplanması;

▪ Organizasyon içinde var olan bilgileri (kapalı ve açık) yakalama, ör. rehberlik, arka plan planlaması yoluyla;

▪ Rakiplere karşı kıyaslama;

▪ Organizasyonun sürdürülebilirliğini sağlamak için organizasyonel bilgileri ilgili taraflarla paylaşma;

▪ İyileştirmeler sonucunda gerekli organizasyonel bilginin güncellenmesi.

▪ Konferanslardan gelen, fuarlara katılma, ağ kurma seminerleri veya diğer harici etkinlikler hakkında bilgi.

▪ Vb.

Lesson Learned Card diye de geçer.

Mevcutta kullandığım formu ekte paylaşıyorum. İncelediğin zaman fikir verebilir.

Öğrenilmiş Dersleri belirledikten sonra mı Değişiklik talebinde bulunmak gerekiyor.
Normalde Değişiklik Talep Formu var ama Öğrenilmiş Derslerle alakalı bir form yok firmada. Değişiklikleri zaten bu şekilde kayıt altına alıyoruz. Neden Öğrenilmiş Dersler ile alakalı kayıt talep ediliyor.

Burada öncelik Öğrenilmiş Dersleri belirleyip daha sonra Değişiklik Talebinde bulunmak mı gerekiyor.